School!!

本日12時より13時までが有志団体の援助金の受け渡しとなります。
有志団体が援助金を受け取れる条件は、領収書貼り付け用紙に代表者の名前と印鑑、必ず3000円以上使用していることです。

援助金を携えて受け渡しに指定した教室に行くと5、6団体の代表者が待っていました。
待っていた代表者から領収書貼り付け用紙を受け取り、必要事項を確認してから援助金を渡します。

しかし途中で教室に入ってきた代表者の一人が領収書貼り付け用紙をもらっていない、どうしたらいいかと聞いてきました。
19日の会議で理由不明の欠席をした団体の一人でした。
その場には、まだ他の代表者が残っていたので、最後に対応することを伝えました。

13時にだんだん近づいて来ても、まだ援助金を受け取りに来ない団体がいくつかあり、不安を覚えつつも13時まで待ちました。
そして13時。
時間厳守と伝えてあるにも関わらず、援助金を受け取りに来ない団体があり、仕方なく校内放送をかけ至急来るように伝えました。

なんとかすべての団体に援助金が配り終わろうかと思ったその時、先ほどとは別の団体の代表者が領収書貼り付け用紙をもらっていないと申し出てきました。

この団体も理由不明の欠席をした団体でした。
仕方がないので書類を2枚印刷し、その場で書き上げてもらいました。
これで終わりかと思いきや、最初に領収書貼り付け用紙が無いと申し出てきた代表者が見当たらず、手当り次第に探しだし、漸く見つけ、その代表者にもその場で書き上げてもらいました。

結果、すべての団体に援助金を配布し終えたのは14時近くでした。
今回は日時の連絡や代表者への通達に不備があったようなので、次回から徹底したいと思いました。

明日22日はいよいよ学園祭本番です。
委員会としての仕事もあるので少し不安もありますが楽しみたいと思います!

今日は10月22日23日に開催される学園祭の準備です。
私は会計係なので有志団体の援助金と来校した高校生に配布される金券の管理が仕事になります。

有志団体には援助金として3000円が配られます。
今回の会議では、3000円分使ったことが分かるように領収書貼り付け用紙を有志団体の代表者に配布しました。

今年の有志団体は全部で20団体ありましたが、会議に出席したのが確認できたのは16団体、欠席の理由がわかっていたのは2団体、欠席の理由が不明な2団体でした。

各団体に領収書貼り付け用紙を配布し、諸注意と援助金の受け渡しの日時を伝え今回の会議は終了しました。

次回は援助金受け渡しの21日になります。